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Oficina de Proyectos

Al igual que una empresa tiene a su CEO, que debe de velar por la evolución y el desarrollo de todas las áreas de la empresa para que exista un equilibrio entre todas ellas y por lo tanto que la empresa en global avance de una forma homogénea y coordinada hacia los objetivos, es fundamental que en la empresa exista una visión global de los distintos proyectos que se están haciendo en la misma, ya que en muchos casos se duplican o triplican equipos para desarrollar cosas parecidas o similares, y/o se desconocen avances que se están haciendo en otras área y que se podrían ser aprovechar los mismos para obtener mejores resultados.

Para ello es fundamental tener un departamento u Oficina de Proyectos donde se coordinen los principales proyectos, especialmente los estratégicos, y se tenga una visión global de los mismos para aprovechar las sinergias y optimizar costes. Al mismo tiempo evitaremos que cada uno de los departamentos o áreas hagan «la guerra por su cuenta» y se piense de una forma individual, en lugar de tener una visión global y estratégica.

Una de las características principales de esta Oficina de Proyectos es que debe ser conocedora de los distintos procesos que se llevan en cada una de las unidades de la empresa, por eso es importante que esté formada por personas con una clara orientación a los procesos.

Evidentemente, con el objetivo de evolución y mejora, es básico que los distintos departamentos compartan dichos procesos y que en ningún caso esto sea percibido como una auditoría, sino como una oportunidad de detectar puntos de mejora. Por eso, el compartir los mismos con los miembros de la Oficina de Proyectos, que además de verlos desde un punto de vista «no viciado», nos ayudarán a reflexionar sobre posibles cambios y nos aportarán soluciones que existan en otras áreas de la empresa o en el mercado.

Para avanzar y evolucionar es muy importante tener equipos que culturalmente estén abiertos a la evolución y a los cambios constantes, tal y como nos demanda actualmente el mercado laborar, es decir, tenemos que tener equipos dispuestos a salir de su área de confort. Tenemos que tener claro que todos y cada uno de nosotros somos aversos al cambio, lo que diferencia a cada persona es cuánto tiempo lo somo?. Los equipos que menos tiempo necesiten para aceptar, admitir, interiorizar, etc. un cambio, tendrán una ventaja competitiva frente a los que no lo son.

La Oficina de Proyectos también tiene que ser clave a la hora de facilitar los cambios, y por lo tanto a disminuir la aversión.

Otro de sus objetivos, además de compartir soluciones y/o aprovechar una solución existente para otras áreas de la empresa, también tienen que tener la capacidad de detectar que necesidades tienen varias áreas y buscar, internamente o en el mercado, soluciones para las mismas, que al ser aplicables en varias áreas su coste a nivel de cada unidad será menor.

Toda aquella empresa que no tenga una Oficina de Proyectos, está perdiendo una gran oportunidad de evolución, de avance homogéneo de toda la empresa y de optimización de costes, además de estar preparados para afrontar cambios estratégicos que sean necesarios afrontar en un futuro.

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La digitalización en la pyme

En la situación que a nivel mundial hemos tenido, y que tenemos con la pandemia, muchas pequeñas y medianas empresas se han visto «superadas» por la forma que tenían de trabajar, y aunque muchas de ellas se han reinventado y han sobrevivido a base de esfuerzo e ingenio, muchas lo habrían tenido mucho más fácil si anteriormente hubieran abordado un proceso de digitalización.

Muchas de estas pequeñas y medianas empresas, no tiene un control sobre sus almacenes, las ventas históricas de los diferentes artículos, etc. por lo que ahora, cuando el día a día da un vuelco tan importante como el que hemos sufrido, les es imposible explotar esos datos, hacer proyecciones y, por lo tanto, intentar anticiparse y a lo que puede suceder y tomar medidas basadas en datos objetivos, aunque en estos casos hay que incorporar variables totalmente inciertas.

Independientemente de la situación actual, es fundamental para toda empresa tener el control de su negocio, tanto desde el punto de vista de existencias, rotación de las mismas, tiempos de reposición, roturas de stocks, etc. así como de otros temas no menos importantes como los gastos e ingresos.

Todo esto se hace todavía más fundamental, si tenemos varios puntos venta y/o distribución y dependen de una central de compras o almacén, o incluso de unos servicios centrales con los que podemos compartir información.

Si además, en un momento dado nos planteamos la opción de poder lanzarnos al mundo de las ventas on-line, si no tenemos nuestra empresa digitalizada nos estaríamos aventurando en un proyecto con un alto riesgo de fracaso, ya que todo aquello que ofrecemos a través de internet, tiene que estar perfectamente monitorizado para poder dar el servicio que ofrecemos, de lo contrario, posiblemente estaríamos ofreciendo un producto o servicio que es posible que no podamos cumplir.

Por todo ello, aunque el negocio sea 100% tradicional, es fundamental tenerlo digitalizado, ya que es la forma más óptima de tenerlo controlado, ver donde tenemos nuestras desviaciones y por lo tanto poder tomar acciones correctoras para que el negocio siga siendo viable.

Para abordar este proceso, es recomendable ponerse en contacto con proveedores expertos en la materia, que podrán asesorarte, acortarán los plazos de implantación así como los riesgos del proceso, que pueden ser muy costosos si no se tienen en cuentas desde un principio.

¿Tienes tu pyme digitalizada? No te quedes atrás y aborda este proceso.

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La importancia de los sistemas informáticos

A día de hoy, aunque tengas el mejor producto o servicio, si uno de tus canales de ventas o soporte depende de tus herramientas informáticas, asegúrate de tener un sistema y un equipo de informática que esté a la altura, ya que lo con contrario estarás perdiendo muchos ingresos y, posiblemente, Clientes.

Cuando el éxito de tus productos o servicios dependen de la informática, si esta no está a la altura de las necesidades, pasas de vender ese producto o servicio a vender informática, ya que solo podrás ofrecer de una forma óptima aquello hasta donde la informática es capaz de llegar o dar soporte, y esto se convierte en un problema importante.

Es fundamental que los componentes del equipo informático conozcan las necesidades que tienen los Clientes y las personas que dan servicio a los mismos, ya que de lo contrario no podrán empatizar con ellos y por lo tanto el desarrollo de su trabajo se limitará a una simple planificación, en la que tendrás que confiar que se cumpla.

Cuando la informática no da el soporte adecuado a tus productos o servicios, pasas de vender ese producto o servicio a vender informática

Actualmente están de moda metodologías que intentan revisar constantemente las necesidades para, a través de sprints, poder ir actualizando los sistemas lo más rápido posible. Para ello es necesario que los equipos informáticos estén bien dimensionados para poder acometer todos los desarrollos y fijar fechas de compromiso de puesta en producción reales.

Cuando esto no sucede, las personas que tienen el contacto directo con el Cliente se encuentran ante un escenario muy complicado de gestionar, ya que si dependen de una «solución» informática y no existen compromisos a corto plazo que sean cumplidos, no pueden alcanzar un compromiso con el Cliente, lo que genera una situación un tanto incómoda y un malestar en el Cliente, poniendo en riesgo nuestra credibilidad y confianza.

Además de tener los recursos necesarios, tanto humanos como económicos, para poder abordar las necesidades que se generen, también es importante que las personas que habitualmente no tienen el contacto con los Clientes (externos), puedan conocer de primera mano las necesidades de los mismos y que incluso sean ellos los que gestionen esas situaciones y compromisos. Con ello, conseguiremos que conecten mucho más con las personas que tratamos directamente con los Clientes y también serán capaces de identificar pequeñas mejoras que pueden hacer que el día a día sea mucho más fácil.

Para trabajar esta situación hay empresas que de forma periódica hacen que todo los trabajadores, especialmente los que están en departamentos que no atienden a los Clientes, pasen un día con personas que están constantemente atendiendo a los mismos o que, de manera puntual, asistan a reuniones donde tengan que asumir compromisos que sean de su competencia y que posteriormente hagan el seguimiento con el Cliente.

¿Sucede esta situación en tu empresa? ¿Cómo se suele trabajar?

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El uso de Excel en las empresas

Todos los días vemos que la velocidad de evolución en los distintos programas que se utilizan es cada vez mayor, y lo que hace apenas 10 años se tardaba en evolucionar 6 meses ahora se publica una nueva versión cada 15 días o incluso menos, por no centrarlos en la parte on-line que ha publicaciones prácticamente a diario.

Mientras todo esto sucede, en la gran mayoría de las empresas a nivel mundial, por no decir que en todas, existe una aplicación común que todas ellas manejan de forma diaria, ya que casi todas utilizan Excel.

La utilización de esta herramienta va desde lo más sencillo y básico, como pueden ser simples operaciones o filtros rápidos de determinada información, hasta programas complejos que ayudan a gestionar el día a día de las empresas y de los Clientes, y se utilizan tanto en las pequeñas empresas como en las grandes empresas de desarrollos informáticos.

En muchos casos, las empresas necesitan tal nivel de adaptación a las necesidades de sus Clientes que hace necesario casi un desarrollo concreto para cada uno de ellos, y esto, a día de hoy, es inviable para los grandes desarrollos destinados a gestionar las mismas acciones para un número elevado de Clientes. En el mejor de los casos, estos grandes desarrollos contemplan un número determinado de combinaciones, pero cuando trabajamos con grandes Clientes las necesidades de estos en cada momento se vuelven casi infinitas.

Es en estos casos cuando Excel suele cobrar una gran importancia dentro de la empresa ya que, para gestionar esas peculiaridades, esta herramienta le permite al usuario tener una gran autonomía para adaptarla a las necesidades de los Clientes y poder dar el servicio necesario a los mismos.

Evidentemente, para adaptar esas hojas de Excel a las necesidades de los Clientes hace falta tener colaboradores que, además de conocer los procesos que tiene cada Cliente, tengan un importante conocimiento de la herramienta, llegando en algunos casos a ser necesarios conocimientos básicos de programación. En estos casos los colaboradores pasan de ser «simples» usuarios de un programa informático a ser técnicos que acompañan y desarrollan las necesidades del Cliente de forma conjunta y con cierta autonomía.

La solución no simplemente pasa por dar formación en Excel, antes hay que chequear ciertos aspectos en los perfiles de los colaboradores

Una de las grandes problemáticas con las que se suelen encontrar las empresas es que las personas que tienen que usar de forma frecuente el Excel no tienen unos conocimientos mínimos de la herramienta y/o tampoco tienen la capacidad para poder plantear un flujo de trabajo dependiendo de los procesos que hay que aplicar a cada Cliente, así como establecer determinados controles para garantizar que lo que se está haciendo en Excel está funcionando de forma correcta.

Por todo esto, la solución no simplemente pasa por dar formación en Excel, antes hay que chequear ciertos aspectos en los perfiles de los colaboradores como las capacidades para:

  • diseñar un proceso del flujo de trabajo
  • establecer controles en los puntos críticos del proceso
  • buscar caminos óptimos/alternativos
  • contemplar posibles cambios en un futuro

Y una vez que tenemos todo esto cubierto es necesario dotarles de la capacidad para «traducir» o plasmar todo esto en una hoja de Excel, donde si que es básico esa formación y conocimiento de las opciones que nos ofrece la herramienta y que ya están desarrolladas.

¿Te ha pasado alguna vez que ante una situación como esta la solución ha sido una formación en Excel? ¿Te ha funcionado?

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La hoja de ruta de la digitalización

Esta es un de las piedras básicas para llevar a cabo cualquier proceso de transformación digital, y como cualquier hoja de ruta tiene que tener un inicio y un final, un punto de partida y un destino, saber donde estamos y cuál es nuestro objetivo.

Para recorrer este camino es necesario hacer una inversión de recursos, tiempo, económica, etc. y formar un equipo de trabajo multidisciplinar que tenga claro cual es su papel y su dedicación al proyecto, así como los objetivos que se esperan conseguir con el mismo. Si esto no se hace de forma correcta, estamos incurriendo en un alto riesgo de que el proceso de digitalización sea un fracaso.

Una de las primeras cosas que nos tenemos que plantear e incorporar en la hoja de ruta es ¿qué es para nuestra empresa la digitalización? ¿qué queremos conseguir?, ya que el concepto de digitalización es muy amplio y abstracto, todo el mundo habla de él pero es necesario «aterrizarlo» para aplicarlo en el día a día.

Para esto, es fundamental que la Dirección empuje y esté convencida del cambio, de lo contrario el fracaso llamará a nuestra puerta.

Imagen del Blog de Transformación Digital

A partir de aquí, y definidas las líneas maestras y estratégicas, podemos empezar a desarrollar nuestra hoja de ruta, para posteriormente transformarla en cosas concretas del día a día, sin olvidarnos incorporar en el grupo de trabajo a personas que conozcan los procesos diarios a la perfección, que tengan ganas de evolucionarlos de una forma diferente y que, a la hora de la implantación, sean los motores del cambio.

La transformación digital no puede ser únicamente un concepto, tiene que ser un proyecto y hay que desarrollarlo como tal

Llegados a este punto tenemos que empezar por el análisis de lo que tenemos, recopilar ideas para el cambio, saber si tenemos o podemos tener nuevas herramientas, y/o hacer nuevos desarrollos, analizar los tiempos para el cambio, así como el coste y el beneficio (tangible y no tangible), empezar a priorizar acciones y establecer un calendario de implantación de las mismas.

Como siempre, es importante que toda la organización sea conocedora del proyecto, se informe periódicamente de la situación del mismo y permitir la posibilidad de que se aporten nuevas ideas para ser estudiadas y valoradas en el equipo de trabajo.

Evidentemente, es necesario en estos proyectos aplicar metodologías ágiles, que nos ayudarán mucho en la gestión de los mismos.

Además, recuerda que la hoja de ruta es algo que debe estar vivo, por lo que hay que ir incorporando a la misma nuevas necesidades, eliminar o modificar cosas que por determinados motivos no son necesarias o son diferentes respecto al momento de su incorporación.

Y por último, y no por eso menos importante, recuerda que siempre tiene que existir un equipo de mantenimiento, ya que a día de hoy las cosas evolucionan tan rápidamente que los cambios y la evolución tienen que ser constantes, de lo contrario todo el proceso de transformación digital terminará obsoleto.

Cuando te han hablado o presentado un proyecto de transformación digital ¿has podido ver una hoja de ruta del mismo?

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¿Tiene el empleado miedo a la digitalización?

Como comentábamos en un post anterior titulado «¿Tienes empleados con perfil digital?» una de las primeras cosas que hay que hacer a la hora de abordar una transformación digital es determinar los perfiles digitales que tenemos dentro de la organización, para conocer en qué punto están nuestros empleados respecto a la #digitalización y así poder tomar decisiones al respecto.

Una de las preguntas más importantes que nos tenemos que hacer de forma global es: ¿tenemos empleados con miedo a la digitalización?.

Durante mis distintas experiencias laborales, siempre me han acompañado de una forma o de otra los procesos, y por tanto la optimización y la automatización de las tareas, ya que además soy de la opinión que todo aquello que pueda hacer una máquina es mucho más eficaz y eficiente que si lo hace una persona, y que las personas nos debemos centrar en aportar valor en aquello que las máquinas, a día de hoy, no pueden alcanzar o que el coste es muy elevado.

Por ilustrar una situación, en una de mis anteriores empresas me cambiaron de funciones y todos los meses tenía que sacar información de las distintas territoriales y distribuirla de forma personalizada a cada uno los comerciales a través de correo electrónico junto con un fichero excel.

El primer mes terminé de realizar esta tarea alrededor del día 25, ya que era un trabajo totalmente manual. El segundo mes, una vez que conocía bien el proceso realicé el trabajo de forma manual para la territorial más pequeña y al mismo tiempo fui automatizando el proceso a través de macros. A partir de ahí, el resto de territoriales fueron enviadas con la automatización. El día 18 estaban todas envidas. El tercer mes, el proceso de envío se realizó en los 3 primeros días del mes, de los cuales más de dos eran destinados a obtener los datos globales. Realmente, el proceso de gestión de los datos y envío duraba algo más de 2 horas.

Cuando terminé, fui a hablar con mi jefe para contarle que con en las nuevas funciones que me había asignado el 90% de mi tiempo del mes se había visto reducido a unas pocas horas y que además, cualquier otro compañero lo podía hacer ya que estaba todo automatizado y procedimentado. En aquella fecha, se estaban produciendo salidas ya que por determinadas fusiones y compras estábamos sobredimensionados en muchos departamentos, por lo que le planteé que me asignara nuevas funciones, que me cambiara de departamento (había alguno con necesidad de recursos) o que tomaran comnigo una decisión, pero que no podía estar con los brazos cruzados todo el día. Evidentemente, continué dentro de la organización.

Con todo esto, lo que quiero plantear es ¿tus compañeros piensan de esta forma o consideran que en un porcentaje muy alto de los casos me habrían despedido? ¿Están dispuestos a identificar mejoras y reducir su tiempo de trabajo o piensan que si se reduce su tiempo van a ser despedidos? ¿Tienes compañeros que generen más trabajo para «justificar» que la empresa los necesita?

Contestando a la pregunta inicial, mi opinión es que existe un elevado porcentaje de personas que sí que tienen miedo a la digitalización ya que consideran que las máquinas les pueden sustituir.

Mi opinión es que las máquinas nos van a hacer trabajar de una forma diferente, al igual que ha sucedido desde hace muchos años. Los trabajadores que se resistan a esta evolución tendrán los días «contados», ya que las empresas terminarán por darse cuenta que no les interesa tenerlos.

Como trabajador, ¿tienes ya alguna idea para poder aportar a la digitalización? Piensa en cualquier cosa de tu día a día que te gustaría que hiciera una máquina, que a ti no te aporte ningún valor y que hasta es posible que la máquina lo haga mejor y más rápido que tú. Súmate a la digitalización, es tu futuro.

Ánimo y a evolucionar!!!

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Como utilizar las metodologías Agile

Una de las cosas más importantes que existe en cualquier proyecto es hacer una definición o diseño del mismo a alto nivel, para tener claro cuales son los objetivos. Para realizar esto, yo me apoyo en una de las cosas más importantes que aprendí de mi amigo Alfredo López, y que no es otra que PINTAR.

Para mí es algo básico cuando quiero organizar ideas, estructurarlas, evolucionarlas, etc. ya que visualmente las cosas se comprenden mucho mejor que teniéndolas todas ellas en la cabeza. Como bien dice el refrán, más vale una imagen que mil palabras.

Una vez que tenemos nuestro proyecto definido a alto nivel, tenemos que empezar a bajar por los distintos niveles, los cuales pueden ser mini proyectos y que estarán compuestos por una serie de tareas, que para nosotros va a ser la unidad que por si misma representa, facilita o genera un entregable o resultado. Cuando llegamos a este nivel, es cuando podemos empezar a desarrollar y hacer realidad lo planificado.

Durante todo el proceso anterior hemos podido aplicar metodologías Agile, comenzando con el planteamiento del proyecto a alto nivel que nos permitirá optimizar el proyecto en general, por lo que estaremos aplicando metodologías del tipo Lean, pasando a la parte de mini proyectos, donde podemos aplicar la metodología Scrum, que nos permitirá ir faseando y haciendo entregas parciales del proyecto, y por último, aunque no por eso menos importante, podemos aplicar la metodología Kanban, donde podemos monitorizar cada una de las tareas que tenemos que desarrollar, sus prioridades y el estado de las mismas.

Todas estas metodologías están enfocadas en satisfacer al Cliente (interno o externo), por lo que el foco de cualquiera de los pasos tiene que estar dirigido a él. Para ello es básico hacer partícipe al Cliente, tanto en la definición del proyecto como durante el desarrollo y crecimiento del mismo, lo que nos permitirá tener unos entregables sin sorpresas, y evitaremos hacer desarrollos que posteriormente no sirvan.

si eres un poco «desastre» con la organización, no tengas dudas, utiliza el método #Kanban

Lo más importante en las metodologías Agile, como nos comentaba hace poco mi compañera Sara Ruiz, es aplicar aspectos como:

  • Cambio de mentalidad (a todos los niveles)
  • Orientación plena hacia el Cliente
  • Enfoque flexible, anticiparse a los cambios, ofrecer soluciones
  • Implementación de un proceso de mejora continua
  • Involucración continua del Cliente durante todo el proceso de entrega del producto/servicio

No son los únicos, pero son aspectos en los que cada uno de nosotros podemos influir.

La metodología Kanban es muy recomendable para que cada uno de nosotros tengamos monitorizadas las distintas tareas con las que estamos trabajando, así como aquellas que tenemos pendientes de abordar. Además, si eres un poco «desastre» con tu organización, no tengas dudas, utiliza Kanban.

Si quieres ver cómo se utiliza, visualiza este breve video:

Si quieres obtener una pizarra Kanban como la del video, de forma totalmente gratuita, simplemente tienes que registrarte en mi blog y dejar un comentario indicando que quieres recibir la misma.

Además, comparte este post con todas aquellas personas que creas que les puede interesar tener una pizarra Kanban para su propia organización.

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¿Tienes empleados con perfil digital?

Actualmente esta es una de las preguntas que más se repiten en el mundo laboral, ya que todos sabemos que estamos en un proceso de cambio continuo y basado en la tecnología, que es la que nos tiene que ayudar a hacer las cosas de una forma diferente: con mayor calidad, a mayor velocidad, con menor coste y con el máximo de personalización posible para el Cliente. A día de hoy ya no vale el «café para todos».

Los departamentos de #rrhh tienen un papel fundamental para detectar el #talentodigital en las nuevas incorporaciones, ya que son básicas para abordar ese proceso de transformación digital del que tantas veces hemos oído hablar.

También existe una labor muy importante con las personas que ya están dentro de la organización, ya que ellas también son piezas fundamentales en esta transformación y tendremos que ocuparnos de saber cuál es su punto de partida y que necesidades de formación o desarrollo tienen para alcanzar un nivel mínimo para abordar los cambios. Es muy importante poder cubrir de una forma adecuada tanto las actitudes como las aptitudes, aunque ambas no son igual de sencillas a la hora de desarrollarlas.

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Cuando comentas con otros profesionales qué hacen las empresas en la fase de análisis para saber en qué punto se encuentran sus empleados respecto al perfil digital, te encuentras en muchas ocasiones que a lo que más importancia se le da es al uso de redes sociales, si realizan compras a través de internet, si conocen ciertos términos, herramientas o soluciones informáticas, etc. y, personalmente, creo que esto tiene muchísimo más recorrido.

Dentro de una misma organización, necesitamos tener distintos perfiles digitales, ya que siempre hay que trabajar distintos aspectos en cada proyecto y todos son importantes. En este link podrás ver la definición de algunos perfiles.

A mi modo de entender, para determinar si un empleado tiene perfil digital tenemos que profundizar en los siguientes aspectos:

  • Capacidad para aprender, ya que estamos en un cambio constante y cada día hay novedades
  • Pasión por hacer las cosas de forma diferente, apoyándonos en la tecnología y dejando atrás las «manualidades»
  • Capacidad para afrontar nuevos retos, puesto que los Clientes cada día necesitan distintos servicios o que estos sean prestados de forma diferente
  • Orientación al Cliente, interno y externo, ambos son muy importantes
  • Tener una mente abierta, para superar obstáculos que nos vayan surgiendo y para pensar que cualquier idea puede ser buena
  • Pensamiento crítico, eso sí, aportando críticas constructivas

A todo esto hay que añadir algún otro aspecto, que se presupone que las personas que trabajan en una empresa ya los tienen como: compromiso con el proyecto, trabajo en equipo, etc.

las máquinas y las personas somos aliados, los unos sin los otros no somos nada, y nuestro principal objetivo son los Clientes

Por ejemplo, si tienes un proceso automático y de repente algo falla o el mismo devuelve un error, el empleado que lo detecta tiene dos opciones:

  1. Resolver el error de forma manual o por otra vía que no es la del proceso automático.
  2. Avisar sobre el error para que corresponda lo soluciones de base y así vuelva todo el proceso a funcionar de forma automática y, si procede, también solucionar ese error puntual a través de otras vías para que el Cliente no se vea perjudicado por el mismo.

Evidentemente, el empleado que ha elegido la opción 2 es el empleado con perfil digital, el cual trabaja en dos aspectos: solucionar el error que ha dado el proceso automático y dar una solución al Cliente. Tampoco podemos olvidar que las máquinas y las personas somos aliados, los unos sin los otros no somos nada, y nuestro principal objetivo son los Clientes.

Por ello considero que las actitudes son muchos más importantes que las aptitudes, ya que estas últimas son más fáciles de desarrollar. Evidentemente, una buena combinación de ambas es lo ideal.

Y en tú empresa, ¿han realizado un estudio sobre el perfil digital? ¿En qué línea han trabajado?

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Las cuatro patas de la mesa

En el mundo de los negocios hay cosas que son básicas e incuestionables, como son la importancia de darle un buen producto y/o servicio al Cliente y que la empresa tiene que obtener unos beneficios para cumplir con las exigencias de los accionistas.

Para conseguir estos objetivos, es fundamental que todos los actores que intervienen en una transacción realicen la parte de tarea que les corresponde y se coordinen para ensamblar todas ellas y así tener un producto final que cumpla las necesidades del Cliente, con una calidad adecuada y a un coste razonable.

Todo esto está muy claro en las cadenas de producción, donde todo está medido, pero la complejidad del proceso aumenta cuando el producto final que hay que entregar es muy ad-hoc para tu Cliente, y es aquí donde la aportación individual de cada actor es fundamental, así como la coordinación entre todos ellos, que generará un incremento de valor exponencial.

Desde que el departamento de Ventas habla con el Cliente para conocer sus necesidades, hasta que se entrega el producto final, hay todo un proceso de producción que es básico que esté bien definido, dimensionado, con controles de calidad, etc. y mientras que todo esto sucede, cada una de las partes va aportando valor añadido al producto final. Si además, el valor añadido de forma individual se trabaja de forma coordinada, conseguiremos un producto final mejor y/o con menos esfuerzo, por lo que la relación coste-beneficio será mucho más óptima para la empresa.

Cuida la necesidad de tu Cliente, balanceando la calidad y el coste-beneficio para la empresa.

En muchas organizaciones lo que más se valora es la labor de captación o #ventas, que es básica y una labor muy dura, pero esta no sirve de nada si el resto de los departamentos no hacen bien su trabajo. Por eso es fundamental tenerlos bien dimensionados, con los materiales necesarios para desempeñar sus tareas, así como darles formación y desarrollarlos de una forma adecuada.

La paradoja de la mesa coja : El Diario Diseño
El diario Diseño

También existen otros departamentos de soporte que no participan directamente en el proceso de «producción» pero que también juegan un papel fundamental. Por ejemplo, si el departamento Financiero no paga en tiempo y forma a los proveedores nos podemos encontrar con una ruptura de stock; si el departamento de RR.HH. tiene que abrir un proceso de selección para abordar la campaña de verano y no lo realiza a tiempo o los perfiles que se contratan no son los adecuado, nos generará un problema a la hora de poder desarrollar el trabajo y por lo tanto afectará al producto final; y así podríamos seguir con el resto de departamentos. Por todo ello cuida el #talento.

Por todo ello es tan importante el trabajo en equipo y no sirve de nada que tengamos todos los materiales para construir una mesa si estos no se ensamblan correctamente. Y si una de las patas es más corta que el resto, es decir, no la valoras lo que merece… las consecuencias pueden ser muy negativas.

¿Que has pensado cuando has ido a comer a un restaurante. tu mesa cojea de forma notable y no se puede calzar?

¿Qué pata de la mesa no debes tener en cuenta?

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Proceso de selección: conocimientos de Excel

Durante los últimos años, he tenido la suerte de hacer muchas entrevistas de trabajo junto con el departamento de #rrhh, y por lo tanto la oportunidad de conocer las experiencias laborales de muchos candidatos, sus expectativas profesionales, sus aficiones e inquietudes personales, así como ver el interés me mostraban sobre aquellos aspectos que ofrecía mi organización para el desarrollo de los empleados, las acciones de conciliación, bienestar, etc.

Como en muchas de las entrevistas de trabajo que a día de hoy se hacen, uno de los aspectos que se trataba era el de las habilidades en programas de Office, y sobre todo se profundizaba en los conocimientos de Excel. Y aquí es donde me he llevado mis mayores sorpresas.

Con el CV delante, veías que el candidato indicaba «Excel: nivel alto» o cosas similares y cuando le pedías que te comentara qué cosas sabía hacer con Excel o para qué lo utilizaba, es cuando te llegaba el bajón (otro candidato que no va a pasar), y más cuando en la #ofertalaboral indicabas claramente que este aspecto era imprescindible para la posición que se ofertaba.

Como podréis imaginar me he encontrado de todo, desde personas que te indicaban que utilizaban el Excel para llevar un control de las gestiones que iban haciendo en el día a día, poner colores para identificar los estados de las tareas, que sabían hacer filtros, sumar, etc. hasta personas que realmente conocían el programa y que lo que no sabían hacer eran macros (algo que entra dentro de la normalidad).

Centrándonos en los primeros de ellos, cuando llegábamos a este tipo de situaciones las entrevistas se encaminan mucho más a investigar cosas mucho más concretas, para confirmar que su uso era el que realmente comentaba, y se pasaba a preguntas del tipo:

  • ¿Qué fórmulas o funciones conoces?, y lo que no se puedes responder es: sumar, restar, promedio, etc. puesto que esto no se corresponde con un nivel alto.
  • ¿Conoces «BuscarV«, Sumar.si, Contar.si…?, y aquí es donde esperas un sí rotundo, confiando que la respuesta anterior se debía a los nervios de la entrevista, pero por desgracia te encuentras con un no o respuestas dubitativas.
  • ¿Sabes hacer tablas dinámicas?, y la respuesta suele ser distinta a la que esperas…

Evidentemente, en el tema macros no entramos, es algo que va mucho más haya del nivel alto, pero sí comentar que muchas personas confunden las macros con tener formulada una hoja de cálculo, pero este es un tema que ya abordaremos en otro momento.

Cuando vas a una entrevista de trabajo donde te indican que es necesario el manejo del Excel, al menos hay que saber manejarse con:

  • Fórmulas: operaciones básicas (sumar, restar, multiplicar…).
  • Utilidades, si me permitís denominarlas así, como: tablas dinámicas, validación de datos, Filtros avanzados, Gráficos, etc.

Nadie suele pedir que te conozcas la estructura de la función, en mi opinión no es algo básico y para eso está la ayuda del Excel, lo más importante es saber lo que hace y lo que significan los parámetros de cada fórmula.

Por todo esto, si tienes una entrevista de trabajo donde te solicitan un nivel de Excel medio o alto, por favor, prepara este apartado conociendo al menos las cosas que te he mencionado anteriormente.

Dentro de mi blog, en el apartado de «Píldoras Excel» tienes explicaciones para aprender a manejar todos estos conceptos.

Ánimo y espero que Excel no sea una barrera para el desarrollo de tu trayectoria profesional!!!

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La importancia de levantar la mano

En el mundo empresarial, las «cabezas pensantes» están siempre dando vueltas a cómo hacer las cosas de forma diferente, con mayor calidad, de una forma más eficiente y/o que aporten un valor diferencial a los Clientes y/o frente a la competencia.

En muchas ocasiones se forman grupos de trabajo con personas que ocupan una posición determinada en la compañía y que no son los que están gestionando de primera mano los aspectos que se quieren desarrollar y, posiblemente, ese puede ser un primer error.

Si nos centramos solamente en la evolución de la parte interna, es decir, sin incluir lo que el Cliente o el Mercado necesita o espera (no olvidemos que esto es lo más importante), las personas que más tienen que aportar son aquellas que hacen esas transacciones que van a llegar al Cliente. Seguro que muchos de ellos tienen grandes ideas para poder mejorar y/o agilizar estas operaciones.

Antes de seguir, es necesario aclarar el término «grandes ideas«. Situándonos en los dos extremos de una idea tenemos:

1. El cambio radical que convertirá el proceso de la transacción en algo sustancialmente diferente y que, posiblemente, exija una inversión económica importante además de tiempo en la fase de implantación.

2. El cambio simple que no implicará cambiar apenas el proceso y que se realizará con un coste cero o muy bajo y de forma muy rápida.

Ambas opciones pueden ser igual de válidas, lo que habrá que tener también en cuenta es la frecuencia con las que se aplica la mejora y calcular los resultados.

Para el primero de los casos, nos podemos estar planteando desarrollar una máquina que nos genere un ahorro de 2 horas en el proceso de producción de un coche, incrementando la producción anual en un 10%  y manteniendo el resto de los costes.

En el segundo de los casos, podemos comentar el conocido caso de American Airlines que en la década de los 80 consiguió un ahorro de 40.000 $ al año por avión al suprimir una aceituna de los menús de primera clase.

Como caso intermedio, tenemos que esta misma compañía aérea en el año 2007, decidió sustituir los carritos de bebidas por unos más ligeros (ver artículo). Para ello sí realizó una inversión para conseguir los nuevos carritos, aunque esta no fue muy elevada, y su tiempo de implementación tampoco fue inmediato, pero logró un ahorro en combustible de 2,8 millones de dólares al año.

Existen muchas ocasiones en las que nos empeñamos en reinventar la rueda dentro de las organizaciones o se inicia un proceso para buscar mejoras, y en muchas ocasiones tenemos soluciones mucho más simples y económicas, y que además harán la vida mucho más fácil a las personas que las gestionan.

Escucha a las personas que trabajan en el día a día para mejorar estos procesos, es posible que tengan ideas simples que aporten mucho.

A estas personas lo que les tenemos que pedir es que levanten la mano y que compartan sus ideas. A partir de ahí hay que acompañarlas en el análisis y desarrollo de la idea (ellos no son expertos en esta parte), así como ver los mecanismos necesarios para implementarlas. Evidentemente, también hay que motivarles para que hagan sus aportaciones y «recompensarles» por las mismas.

Recordar que no hay ideas buenas ni malas, todas las aportaciones son positivas. Os dejo un ejemplo de ideas «estúpidas» que han triunfado. Aprovecha el #talento de tu organización.

También es muy importante que exista un feedback y se dote de personas y presupuesto para desarrollar las ideas, de lo contrario el ejercicio de generar ideas se puede volver en nuestra contra y ser percibido de forma muy negativa.

Ánimo y a levantar la mano!!! 👋

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¿Cómo dirigir un proyecto con reuniones no presenciales?

La situación actual nos ha llevado a trabajar de forma más telemática y hemos pasado de tele trabajar uno o dos días, en el mejor de los casos, a trabajar casi el 100% en este formato, y ello nos exige cambiar nuestra forma de interactuar con compañeros, Clientes y proveedores.

Si dirigir un proyecto con reuniones presenciales tiene sus «retos» estos aumentan de forma considerable al tener que comunicarnos constantemente a través de medios digitales. En esta situación es mucho más importante que todos los integrantes sean mucho más disciplinados y aprender a trabajar de una forma distinta.

Trabaja la planificación y el desarrollo de la reunión; circula el acta y realiza seguimiento

Los trabajos a realizar por el Proyect Manager son muy importantes, y tiene que ayudar a tener un orden, dirigir al equipo para conseguir los objetivos y velar por la eficiencia de las reuniones.

Por todo esto, en las reuniones de seguimiento hay ciertos aspectos que hay que cuidar al máximo como:

  • La planificación de las reuniones con:
    • Asistentes necesarios y «reducidos».
    • Envío de convocatorias con tiempo suficientes a la misma.
    • Orden del día o puntos a tratar. Objetivos claros.
    • Recopilar información de trabajos previos y compartirlos antes de la reunión.
    • Tiempo de la reunión: suficiente para tratar todos los puntos y que no exceda de 1 hora.
    • Material necesario para desarrollar la reunión.
  • El desarrollo de la reunión:
    • Puntualidad en el inicio de la reunión.
    • Respetar el turno de palabra.
    • Tratar temas que afecten a la mayoría de los asistentes. Si hay temas más particulares o a trabajar entre un porcentaje pequeño de los asistentes, este se trabajar de forma individual y fuera de la reunión.
    • Concretar tareas a desarrollar posteriormente, dejando claros los responsables y fechas objetivo.
    • La reunión no se utiliza para hacer tareas, como puede ser el acta, mientras que el resto de asistentes esperan a poder tratar el siguiente punto.
  • Después de la reunión:
    • Circular el acta con lo comentado, los acuerdos, las cosas a desarrollar, sus responsables y fechas objetivo. Esto se debería hacer en las próximas 24 horas a la reunión.
    • Próxima convocatoria (lo antes posible).
    • Hacer seguimiento a las cosas a desarrollar.
    • Actualizar y circular los avances para conseguir que la próxima reunión sea lo más efectiva posible.

A las reuniones se va con los deberes hechos.

Como regla general, e independientemente del formato de la reunión, los asistentes a la reunión tienen que ir con «los deberes hechos», ya que las reuniones no son para trabajar cosas individuales o de grupos pequeños. El trabajo previo a la reunión es básico.

Los asistentes a una reunión tienen que tener claro que cada reunión tiene un coste directo así como un coste de oportunidad.

Recuerda que hay muchas reuniones innecesarias y muchísimas improductivas. Esto genera frustración en la mayoría de los asistentes.