La situación actual nos ha llevado a trabajar de forma más telemática y hemos pasado de tele trabajar uno o dos días, en el mejor de los casos, a trabajar casi el 100% en este formato, y ello nos exige cambiar nuestra forma de interactuar con compañeros, Clientes y proveedores.
Si dirigir un proyecto con reuniones presenciales tiene sus «retos» estos aumentan de forma considerable al tener que comunicarnos constantemente a través de medios digitales. En esta situación es mucho más importante que todos los integrantes sean mucho más disciplinados y aprender a trabajar de una forma distinta.
Trabaja la planificación y el desarrollo de la reunión; circula el acta y realiza seguimiento
Los trabajos a realizar por el Proyect Manager son muy importantes, y tiene que ayudar a tener un orden, dirigir al equipo para conseguir los objetivos y velar por la eficiencia de las reuniones.
Por todo esto, en las reuniones de seguimiento hay ciertos aspectos que hay que cuidar al máximo como:
- La planificación de las reuniones con:
- Asistentes necesarios y «reducidos».
- Envío de convocatorias con tiempo suficientes a la misma.
- Orden del día o puntos a tratar. Objetivos claros.
- Recopilar información de trabajos previos y compartirlos antes de la reunión.
- Tiempo de la reunión: suficiente para tratar todos los puntos y que no exceda de 1 hora.
- Material necesario para desarrollar la reunión.
- El desarrollo de la reunión:
- Puntualidad en el inicio de la reunión.
- Respetar el turno de palabra.
- Tratar temas que afecten a la mayoría de los asistentes. Si hay temas más particulares o a trabajar entre un porcentaje pequeño de los asistentes, este se trabajar de forma individual y fuera de la reunión.
- Concretar tareas a desarrollar posteriormente, dejando claros los responsables y fechas objetivo.
- La reunión no se utiliza para hacer tareas, como puede ser el acta, mientras que el resto de asistentes esperan a poder tratar el siguiente punto.
- Después de la reunión:
- Circular el acta con lo comentado, los acuerdos, las cosas a desarrollar, sus responsables y fechas objetivo. Esto se debería hacer en las próximas 24 horas a la reunión.
- Próxima convocatoria (lo antes posible).
- Hacer seguimiento a las cosas a desarrollar.
- Actualizar y circular los avances para conseguir que la próxima reunión sea lo más efectiva posible.
A las reuniones se va con los deberes hechos.
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Como regla general, e independientemente del formato de la reunión, los asistentes a la reunión tienen que ir con «los deberes hechos», ya que las reuniones no son para trabajar cosas individuales o de grupos pequeños. El trabajo previo a la reunión es básico.
Los asistentes a una reunión tienen que tener claro que cada reunión tiene un coste directo así como un coste de oportunidad.
Recuerda que hay muchas reuniones innecesarias y muchísimas improductivas. Esto genera frustración en la mayoría de los asistentes.
Blog de Rafa Muñoz 