Todos los días vemos que la velocidad de evolución en los distintos programas que se utilizan es cada vez mayor, y lo que hace apenas 10 años se tardaba en evolucionar 6 meses ahora se publica una nueva versión cada 15 días o incluso menos, por no centrarlos en la parte on-line que ha publicaciones prácticamente a diario.
Mientras todo esto sucede, en la gran mayoría de las empresas a nivel mundial, por no decir que en todas, existe una aplicación común que todas ellas manejan de forma diaria, ya que casi todas utilizan Excel.
La utilización de esta herramienta va desde lo más sencillo y básico, como pueden ser simples operaciones o filtros rápidos de determinada información, hasta programas complejos que ayudan a gestionar el día a día de las empresas y de los Clientes, y se utilizan tanto en las pequeñas empresas como en las grandes empresas de desarrollos informáticos.
En muchos casos, las empresas necesitan tal nivel de adaptación a las necesidades de sus Clientes que hace necesario casi un desarrollo concreto para cada uno de ellos, y esto, a día de hoy, es inviable para los grandes desarrollos destinados a gestionar las mismas acciones para un número elevado de Clientes. En el mejor de los casos, estos grandes desarrollos contemplan un número determinado de combinaciones, pero cuando trabajamos con grandes Clientes las necesidades de estos en cada momento se vuelven casi infinitas.
Es en estos casos cuando Excel suele cobrar una gran importancia dentro de la empresa ya que, para gestionar esas peculiaridades, esta herramienta le permite al usuario tener una gran autonomía para adaptarla a las necesidades de los Clientes y poder dar el servicio necesario a los mismos.
Evidentemente, para adaptar esas hojas de Excel a las necesidades de los Clientes hace falta tener colaboradores que, además de conocer los procesos que tiene cada Cliente, tengan un importante conocimiento de la herramienta, llegando en algunos casos a ser necesarios conocimientos básicos de programación. En estos casos los colaboradores pasan de ser «simples» usuarios de un programa informático a ser técnicos que acompañan y desarrollan las necesidades del Cliente de forma conjunta y con cierta autonomía.
La solución no simplemente pasa por dar formación en Excel, antes hay que chequear ciertos aspectos en los perfiles de los colaboradores
Una de las grandes problemáticas con las que se suelen encontrar las empresas es que las personas que tienen que usar de forma frecuente el Excel no tienen unos conocimientos mínimos de la herramienta y/o tampoco tienen la capacidad para poder plantear un flujo de trabajo dependiendo de los procesos que hay que aplicar a cada Cliente, así como establecer determinados controles para garantizar que lo que se está haciendo en Excel está funcionando de forma correcta.
Por todo esto, la solución no simplemente pasa por dar formación en Excel, antes hay que chequear ciertos aspectos en los perfiles de los colaboradores como las capacidades para:
- diseñar un proceso del flujo de trabajo
- establecer controles en los puntos críticos del proceso
- buscar caminos óptimos/alternativos
- contemplar posibles cambios en un futuro
Y una vez que tenemos todo esto cubierto es necesario dotarles de la capacidad para «traducir» o plasmar todo esto en una hoja de Excel, donde si que es básico esa formación y conocimiento de las opciones que nos ofrece la herramienta y que ya están desarrolladas.
¿Te ha pasado alguna vez que ante una situación como esta la solución ha sido una formación en Excel? ¿Te ha funcionado?
Blog de Rafa Muñoz 