Oficina de Proyectos

Al igual que una empresa tiene a su CEO, que debe de velar por la evolución y el desarrollo de todas las áreas de la empresa para que exista un equilibrio entre todas ellas y por lo tanto que la empresa en global avance de una forma homogénea y coordinada hacia los objetivos, es fundamental que en la empresa exista una visión global de los distintos proyectos que se están haciendo en la misma, ya que en muchos casos se duplican o triplican equipos para desarrollar cosas parecidas o similares, y/o se desconocen avances que se están haciendo en otras área y que se podrían ser aprovechar los mismos para obtener mejores resultados.

Para ello es fundamental tener un departamento u Oficina de Proyectos donde se coordinen los principales proyectos, especialmente los estratégicos, y se tenga una visión global de los mismos para aprovechar las sinergias y optimizar costes. Al mismo tiempo evitaremos que cada uno de los departamentos o áreas hagan «la guerra por su cuenta» y se piense de una forma individual, en lugar de tener una visión global y estratégica.

Una de las características principales de esta Oficina de Proyectos es que debe ser conocedora de los distintos procesos que se llevan en cada una de las unidades de la empresa, por eso es importante que esté formada por personas con una clara orientación a los procesos.

Evidentemente, con el objetivo de evolución y mejora, es básico que los distintos departamentos compartan dichos procesos y que en ningún caso esto sea percibido como una auditoría, sino como una oportunidad de detectar puntos de mejora. Por eso, el compartir los mismos con los miembros de la Oficina de Proyectos, que además de verlos desde un punto de vista «no viciado», nos ayudarán a reflexionar sobre posibles cambios y nos aportarán soluciones que existan en otras áreas de la empresa o en el mercado.

Para avanzar y evolucionar es muy importante tener equipos que culturalmente estén abiertos a la evolución y a los cambios constantes, tal y como nos demanda actualmente el mercado laborar, es decir, tenemos que tener equipos dispuestos a salir de su área de confort. Tenemos que tener claro que todos y cada uno de nosotros somos aversos al cambio, lo que diferencia a cada persona es cuánto tiempo lo somo?. Los equipos que menos tiempo necesiten para aceptar, admitir, interiorizar, etc. un cambio, tendrán una ventaja competitiva frente a los que no lo son.

La Oficina de Proyectos también tiene que ser clave a la hora de facilitar los cambios, y por lo tanto a disminuir la aversión.

Otro de sus objetivos, además de compartir soluciones y/o aprovechar una solución existente para otras áreas de la empresa, también tienen que tener la capacidad de detectar que necesidades tienen varias áreas y buscar, internamente o en el mercado, soluciones para las mismas, que al ser aplicables en varias áreas su coste a nivel de cada unidad será menor.

Toda aquella empresa que no tenga una Oficina de Proyectos, está perdiendo una gran oportunidad de evolución, de avance homogéneo de toda la empresa y de optimización de costes, además de estar preparados para afrontar cambios estratégicos que sean necesarios afrontar en un futuro.