Utilidad de Formatos Condicionales

Los formatos en Excel son una potente alternativa a la hora de visualmente resaltar, clasificar, detectar tendencias de datos, etc. Lo que es especialmente interesante es que estos formatos vayan actualizándose a medida que los datos de la hoja de Excel van cambiando o que se actualicen si se cumplen determinadas condiciones y para ello tenemos los formatos condicionales.

1. ¿Cómo funcionan los formatos condicionales?

Dependiendo del valor de determinadas celdas y de la condición que le indiquemos, los formatos de la celda seleccionada irán variando en base al resultado de la condición establecida.

Las condiciones pueden estar establecidas sobre la propia celda a la que queremos dar determinado formato o pueden depender de condiciones vinculadas a otras celdas.

Una misma condición o comprobación puede servir para dar formato a una o varias celdas.

2. Tipos de formato condicional

En Excel existen una serie de formatos condicionales ya preestablecidos como son los siguientes:

• reglas para resaltar celdas, donde tendremos las opciones de: es mayor que…, es menor que…, entre…, es igual a…, texto que contiene…, una fecha…, valores duplicados… y una opción para poder diseñar lo que nos interese.
• reglas para valores superiores o inferiores, donde tenemos predefinidas las siguientes opciones: 10 superiores…, 10% de valores superiores…, 10 inferiores…, 10% de valores inferiores…, por encima del promedio…, por debajo del promedio… además de una opción para poder establecer nuestra propia condición.
• barra de datos, donde tendremos un relleno degradado y un relleno sólido, además de la opción de poder configurar nuestra propia condición.
• escala de color, que irá diferenciando por colores los distintos valores predefinidos además de tener la opción de poder diseñar otras personalizadas.
• conjunto de iconos, que irá utilizando los distintos conjuntos de iconos preestablecidos o lo que diseñemos nosotros, en base a los valores de las celdas seleccionadas.
• gestión de reglas, donde podemos encontrar las opciones de: nuevas reglas, borrar reglas y administrar reglas. Desde este apartado podremos crear y gestionar todas la reglas de una forma personalizada.

Con todos los conjuntos de reglas que vienen preestablecidos en Excel, cuando seleccionamos el rango de celdas al que queremos dar formato y vamos a unas de las opciones y nos posicionamos en ella, automáticamente vamos a poder ver los distintos valores sin llegar a seleccionar uno de ellos, por lo que podemos ir previsualizando el resultado antes de hacer una selección final.

Los formatos condicionales nos permiten dar formato de categorías, fuente, borde y relleno de celda, igual que si lo hiciéramos de forma manual.